Archivierung

Die SMART IT-Services GmbH bzw. deren Mitarbeiter haben schon seit dem Jahr 2000 große Erfahrung mit elektronsicher Archivierung bzw. den gängigen Systemen der unterschiedlichsten Hersteller . Bei der Archievierung stehen  natürlich vor allem, neben der Hardware,  die Applikationen im Vordergrund . Vorab einige  wichtige Informationen die bei der Archievierung relevant sind.  Die elektronische Archivierung steht allgemein für die Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form. Ein spezieller Fall der elektronischen Archivierung ist die revisionssichere Archivierung Handels- und Steuerrechtlich relevanter Dokumente, für die besondere Anforderungen gelten, insbesondere die Unveränderbarkeit und langfristige Verfügbarkeit gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen. Zur elektronischen Dokumentenarchivierung stehen spezielle Systeme zur Verfügung. Sie dient nicht dem Selbstzweck, sondern die Aufbewahrung und Bereitstellung der Informationen sind eine Voraussetzung, für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Da immer mehr Daten digital entstehen und die Ausgabe in Papierform nur zu Repräsentationszwecken dient, wird der Einsatz von elektronischen Signaturen verwenden, damit elektronische Dokumente ebenfalls Rechtscharakter besitzen. In Deutschland stehen zwei Definitionen zur elektronischen Datenarchivierung bereit. Die elektronische Langzeitarchivierung bezeichnet die Aufbewahrung von Informationen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren. Die revisionssichere elektronische Datenarchivierung entspricht den Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung sowie den GoBS in Bezug auf die ordnungsgemäße, sichere Aufbewahrung kaufmännischer Dokumente. Sie muss eine Aufbewahrungsfrist zwischen sechs und zehn Jahren erfüllen. Sie muss ordnungsgemäß, vollständig, sicher sein und Schutz vor Verfälschung oder Veränderung bieten. Die Sicherung vor Verlust muss ebenfalls gewährleistet sein. Zudem darf sie nur durch berechtigte genutzt werden, nachvollziehbar und prüfbar sein. Archivierung ist nicht Backup  Bei der Archivierung geht es in erster Linie darum, inaktive, für den täglichen Betrieb nicht mehr relevante, dennoch gelegentlich angeforderte Dateien und Daten über einen vorgegebenen, meist langen Zeitraum hinweg unveränderlich und sicher vorzuhalten. Zu Rekonstruktionszwecken muss zudem der Kontext erhalten bleiben. Wenngleich Backups – von System- und Nutzdaten angelegte Sicherheitskopien – ebenso meist physikalisch getrennt von den IT-Systemen gespeichert werden, dienen sie jedoch einem anderen Zweck: der Wiederherstellung manipulierter, beschädigter oder gänzlich zerstörter Daten.